افتتاحیه‌ها و اختتامیه‌ها
جشن‌های فارغ‌التحصیلی
دفاع از پایان‌نامه
کارگاه‌ها و رویدادهای آموزشی
مراسم رسمی مانند عروسی، جشن تولد و …
مراسم ترحیم و خاکسپاری
مراسم تجلیل
مراسم خیرخواهانه
مناسبت‌های مذهبی
مناسبت‌های خانوادگی
همایش‌ها و سمینارها
سایر موارد

تعیین موضوع
برخورداری از چند شریک قابل اعتماد
انتخاب سخنران ها
هزینه سخنران ها
مشخص کردن یک مکان مناسب
نحوه پذیرایی از مهمان ها و وسایل پذیرایی از آن ها
اقامت
حمل و نقل
قوانین مربوط به کنسل کردن همایش
استخدام یک تیم فنی عالی
تعیین امور مربوط به چاپ و تبلیغات
بهره مندی از شبکه های اجتماعی
انتخاب یک مسئول ممتاز برای انجام تدارکات
جمع آوری نظرات مدعوین در پایان همایش و در صورت تمایل تعیین جایزه

تنظیم برنامه اجرایی همایش
تشکیل واحدهای عملیاتی کمیته اجرایی و انتصاب مسئولین مربوطه
تعیین محل برگزاری همایش و بازدید و بررسی امکانات و کمبودهای احتمالی آن
تعیین محل اسکان مدعوین ویژه و بازدید و بررسی امکانات و کمبودهای احتمالی
تعیین میزان وجه ثبت نام با در نظر گرفتن هزینه های برنامه و اعتبارات آن، با هماهنگی مرکز آموزش مداوم دانشگاه
اقدام جهت دریافت امتیاز آموزش مداوم همایش از طریق دفتر آموزش مداوم دانشگاه
پیگیری و نظارت بر اجرای کلیه فعالیت های مشخص شده جهت واحدهای عملیاتی کمیته اجرایی
واحدهای عملیاتی کمیته اجرایی عبارتند از:

دبیرخانه، هماهنگی و تبلیغات
انتشارات
تدارکات
تشریفات، روابط عمومی
سمعی و بصری
طراحی و امور سایت
هر یک از این واحدها در برگزاری همایش، شرح وظایف مشخص و مبسوطی دارند. این واحدها باید با دقت و سرعت در به اجرا درآوردن وظایف اقدام نمایند و همین طور در هماهنگی کاملی با یک دیگر باشند.

 پک پذیرایی همایش، چه چیزهایی باشد و با چه میوه‌ها، دسرها، نوشیدنی‌ها و تنقلاتی از میهمانان پذیرایی شود، به عوامل مختلفی بستگی دارد، از جمله؛ مناسبتی که نیاز به پذیرایی وجود دارد، سطح میهمانان، موقعیت اقتصادی میزبان، سلیقه میزبان یا خدماتی که مراکز اجراکننده پک پذیرایی همایش ارائه می‌دهند. اگر شما هماهنگ‌کننده همه مسائل اجرایی یک سمینار، میهمانی، همایش یا مراسم باشید، محتوای پک کاملاً به خود شما بستگی دارد. ولی اگر اجرای پذیرایی را به عهده این مراکز خدماتی گذارده‌باشید، در مقابل مبالغی که قرار است هزینه کنید، پیشنهادهایی دریافت می‌کنید و از بین آن‌ها با توجه به توان اقتصادی خود و سلیقه‌تان، یکی را بر می‌گزینید. اقلام داخل پک می‌توانند شامل انواع کیک به شکل باز یا بسته‌بندی، انواع فینگرفود، انواع آب‌میوه، انواع شکلات و انواع مختلف میوه‌ها با توجه به فصل باشند. قراردادن یک چاقوی یک‌بار مصرف، پد الکلی و لیوان یک‌بار مصرف در پک پذیرایی همایش، روشی هوشمندانه و دلچسب برای بیان میزان ارادت شما به میهمانان است. جعبه‌هایی که برای پک پذیرایی همایش مورد استفاده قرار می‌گیرند، یا از نوع تلقی و یک‌بار مصرف هستند و یا از نوع مقوایی قابل بازیافت و سازگار با محیط زیست. این بسته‌ها می‌توانند به شکل ساده بسته‌بندی شوند یا با روبان و گل‌های رنگی تزئین شوند. همه این‌ها کاملاً سلیقه‌ای هستند و بسته به نظر میزبان یا مجری همایش، می‌توانند به شکل‌های مختلف ارائه شوند

 وجود فهرست عملیات ضروری است.

1) عنوان همایش

2) نوع همایش

3) زمان برگزاری

4) دبیر همایش/ ریاست اجلاس

5) تعداد مدعوین داخلی

6) تعداد مدعوین خارجی

7) تعداد کل شرکت کنندگان

8) ایجاد واحد ثبت نام شرکت کنندگان در همایش

9) تبیین و رزرو محل برگزاری همایش

10) رزرو محل اسکان میهمانان خارجی و داخلی

11) طراحی و چاپ کلیه امور تبلیغاتی شامل: تهیه دعوتنامه و ارسال به مدعوین، پوستر، لوگو، سربرگ و فولدر

• دفترچه سفر شامل: برنامه اجلاس، نقشه اطلاعات تهران، ایران و شماره تلفن های ضروری
• بنر پشت سن
• چاپ استند راهنما
• استندهای خوش آمد گویی
• کارت دعوت افتتاحیه
• هماهنگی با مبادی ذیربط (وزارت امور خارجه، بهداشت، ارتباطات راه و ترابری، شهرداری، صدا و سیما، نیروی انتظامی، راهنمایی و رانندگی و رسانه‌ها)
• کارت دعوت ضیافت
• کارت دعوت اختتامیه
• کارت سینه
• پلاکارد، بیلبورد و استند
• پاکت 5A ، 4A
• بروشور و بولتن
• کنداکتور اجلاس

12) ایجاد کارگاه های تخصصی و آموزشی

13) احداث خوابگاه ها، نهار خوری و نمازخانه موقت در زمان اجلاس

14) فوریت های پزشکی به همراه خودروی اورژانس

15) واحد مستقر آتش نشانی

16) صندوق بانک شعبه ریالی و ارزی

17) تجهیز مکان مناسب جهت استقرار ستاد اجرایی و دبیرخانه

• راه اندازی واحد بین الملل شامل مدیر، مترجم، کارشناس، تایپیست، کارپرداز، منشی
• تجهیزات دبیرخانه ای شامل تلفن، تلفن سانترال، کامپیوتر، پرینتر، دستگاه کپی، فاکس، تجهیزات اداری
• تخصیص محل دبیرخانه موقت اجلاس از تاریخ عقد قرارداد تا پایان اجلاس

18) تجهیز دبیرخانه داخلی (با کلیه امکانات مورد نظر)

19) ایجاد واحد بین الملل جهت دعوت از میهمانان کشورهای خارجی

20) پیش بینی انبار تدارکاتی و پشتیبانی

21) آماده سازی دفتر رئیس همایش

22) آماده سازی مکان های مناسب جهت برگزاری جلسات تخصصی

23) آماده سازی مکان های مناسب جهت برگزاری جلسات جانبی و کارگاه ها

24) آماده سازی مکان های مناسب جهت برگزاری جلسات محرمانه ستادی

25) اعلام زمان نصب و توزیع پوسترها جهت فراخوان

26) طراحی و ساخت تریبون و یک راند سن (دکور)

27) ساخت باجه تحویل امانات (موبایل، کیف و …)

28) تهیه البسه هماهنگ جهت کلیه عوامل اجرایی و تشریفاتی

29) امور مورد نیاز کمیته اطلاع رسانی شامل دستگاه فاکس، گوشی تلفن، اینترنت و کپی پرسرعت

30) گل آرایی و آذین بندی، زیبا سازی سالن های افتتاحیه

31) مترجمین همزمان زبان های انگلیسی، عربی، روسیه، فرانسه و ترکی

32) مترجمین کتبی

33) مترجمین همراه

34) انجام امور گمرکی فرودگاه ها

35) تأمین نیروی خدمات و نظافت عمومی

36) تأمین نیروی راهنما

37) تأمین نیروی کارشناسی

38) تأمین نیروی دبیرخانه و بین الملل

39) پیش بینی ترابری و لجستیک در طول ایام حضور میهمانان خارجی در هتل و محل اجلاس با خودروهای تشریفاتی

• بنز تشریفات روسای هیئت
• سمند یا پژو
• اتوبوس تشریفات
• مینی بوس

40) تأمین نیروی توزیع هدایا و جوایز

41) تأمین نیروهای قسمت check side به همراه سیستم های کامپیوتر

42) تأمین نیروی میز پروتوکل هتل محل اقامت

43) مدیر تشریفات

44) جایگاه اختصاصی تشریفات فرودگاه CIP

45) پاویون دولت (هماهنگی با نهاد محترم ریاست جمهوری)

46) کارشناس میز پروتکل فرودگاه

47) تأمین نیروی توزیع هدایا و جوایز

48) سرویس و تجهیز هتلینگ در صورت اختصاص فضای غیر از هتل که می بایست به عنوان هتل استفاده گردد مانند: میهمانسراها یا فضاهای مشابه

49) خدمات زمینی بار مسافرین

50) انجام امور روادید و هماهنگی CIP و پاوین دولت

51) 5هماهنگی با دفتر هواپیمایی ج.ا.ا و برخی آژانس های هواپیمایی برای همکاری در مواقعی که تاریخ و بلیط پروازی میهمانان

52) هواپیمایی اختصاصی

53) پرواز چارتر

54) انجام کلیه امور آماری، نظرسنجی عمومی، فنی، کیفی، تکمیل فرم راهبردی و …

55) تأییدیه برق منطقه ای، آب، مخابرات و …

56) تهیه پرچم کشورهای مدعو جهت نصب در سالن اجلاس (تشریفات و اهتزاز- رومیزی)

57) تاکسی سرویس

58) تنظیم برنامه های بازدید سیاحتی ویژه میهمانان خارجی و تورهای داخل شهر (بازدید- خرید)

59) تور گاید برای شهرهای مختلف گردشگری

60) تمهیدات تشریفاتی از بدو ورود تا هنگام خروج در فرودگاه، هتل، محل برگزاری

61) طراحی و راه اندازی سایت اجلاس بر اساس نیاز کمیته های تخصصی و اهداف اجلاس

62) ژنراتور برق

63) هواساز و تهویه

64) تقویت کننده موبایل

65) تعیین مجری و اداره کننده مراسم روزهای مجالس

66) تعیین قاری کلام ا… برای برنامه های ایام اجلاس (افتتاحیه، اختتامیه و سایر مراسم های رسمی اجلاس)

67) نور پردازی حرفه ای جهت سالن اصلی و نمایشگاه جانبی

68) سیستم صوتی حرفه ای در داخل سالن ها، کارگاه های جانبی، نمایشگاه و خارج سالن

69) نمایشگر جهت ارائه سخنرانی

70) پذیرایی میان وعده نهار و شام نیروهای یگان حفاظت

• پذیرایی میان وعده نهار شام نیروهای اجرایی
• پذیرایی نهار برای مقامات
• گروه حفاظت و امنیت اجلاس
• پذیرایی صبحانه و نهار و میان وعده و شام
• محل اسکان پرسنل حفاظت و امنیت

71) آماده سازی محل های پذیرایی به همراه سرویس کامل پذیرایی و میهماندار تشریفات

72) هدیه سنتی ایرانی جهت میهمانان خارجی و هدیه مخصوص VIP

73) نرم افزار مخصوص ثبت نام صدور کارت و صدور گواهی و نمره بندی گواهینامه

74) بالن های گازی و بادی همراه به حک آرم و شعار

75) تهیه و ساخت مولتی مدیا (حاوی اطلاعات مربوط به همایش و اسپانسرها)

76) طراحی و ساخت کتیبه و سر در ورودی محل برگزاری

77) نصب و راه اندازی شبکه اینترنت پرسرعت و بی سیم

78) برپایی غرفه عکس و تدارکات حمل ویژه عکسبرداری

79) گروه فیلم برداری ویژه جهت ساخت کلیپ

80) گروه عکس برداری جهت اهدای عکس به مدعوین بر پایه غرفه عکس و تدارکات حمل و نقل ویژه عکسبرداری

82) تهیه کلیپ های صوتی و تصویری

83) گروه فیلم برداری با ادوات کاملاً حرفه ای و تجهیزات میکس و مونتاژ به همراه سوئیچ

84) تهیه سی دی عکس های مربوط به مراسم (آلبوم دیجیتال)

85) ویدئو پروجکشن به همراه سیستم و پرده نمایش

86) نیم پلیت و استندهای رومیزی اسامی سخنرانان و سازمان های مدعو

87) نقشه کشی پلان نمایشگاه

88) اجرای نمایشگاه با سازه اسپیس فریم- پانل

89) سازه های Space جهت بناهای Out door

90) تزیین غرفه های نمایشگاه

91) وسایل اضافی و تجهیزات نمایشگاهی- میز و صندلی و ویترین

92) آماده سازی میز اطلاعات

93) پیجر و رادیوی نمایشگاه

94) غرفه سازی نمایشگاه

95) کامپیوتر به همراه پرینتر، اسکنر، کپی سریع و حرفه ای

96) اور هد پروجکشن

97) میکروفن (یقه ای- بی سیم)

98) دستگاه ترجمه همزمان به همراه هدفون

99) تلویزیون های پلاسما و LCD جهت تبلیغات

100) دیتا پروجکشن به همراه پرده نمایش، سازه و نوت بوک

101) تلفن و فاکس

102) تجهیزات سخت افزاری شبکه LAN و اینترنت

103) تلفن همراه با خط و بدون خط به همراه گوشی موبایل

104) تجهیزات الکترونیکی مانند تلویزیون، DVD Player ، VCD Player

105) نصب دوربین بسته

به قلم: استاد هوشمند سفیدی

به غیر از مواردی که در برگزاری همایش بر عهده خود برگزار کننده همایش می باشد و باید در مورد آن ها تصمیم گیری کند. سایر موارد را می توانید به یک شرکت برگزار کننده همایش واگذار نمایید که برگزاری صفر تا صد همایش را برعهده می گیرد. برای این منظور در ابتدا محل مناسبی با توجه به نوع همایش انتخاب می گردد. اعضای تیم و وظایف هر فرد مشخص و تفهیم می شود. همه شرایط و جزئیات مورد تحقیق و بررسی قرار می گیرند تا در بروز هر اتفاق غیر منتظره ای، تصمیمات صحیح اتخاذ شود و اقدامات لازم صورت گیرد.

بدین ترتیب شما می توانید با فراغ خاطر و به دور از هر دغدغه ای روی نکات اصلی و مهم همایش تمرکز داشته باشید. این گونه، تنها هدف شما دستیابی به موفقیت و نتیجه مورد نظر است و از بابت برگزاری همایش هیچ نگرانی و استرسی ندارید.

نوشتن عناصر خبر یک همایش یا به طور کلی رویداد
همانطور که در مقاله «ساده ترین قالب و راهنمای نوشتن یک خبر از شرکت شما» آموزش داده ایم. هر خبری نیازمند این است که این ۶ عنصر را پوشش دهد: ۱- چه چیزی؟ ۲- چه کسی؟ ۳- چه زمانی؟ ۴- کجا؟ ۵- چرا؟ ۶- چطور؟

حال ببینیم این ۶ عنصر خبری چگونه در نوشتن خبر برگزاری یک همایش نمود پیدا می کنند؟

چه چیزی؟ = چه همایشی برگزار می شود؟ عنوان آن چیست؟ چه چیزهایی محور همایش هستند؟ چه مطالبی آموزش داده می شوند؟ چه رویدادهای جانبی در کنار آن اتفاق می افتد؟

چه کسی؟ = چه کسی برگزار کننده رویداد است؟ چه فردی دبیر همایش است؟ چه افراد یا شرکت های سرشناسی در آن حضور دارند و یا اسپانسر هستند؟ مخاطبان این همایش چه افراد یا شرکت هایی هستند؟

چه زمانی؟ = همایش در چه تاریخی برگزار می شود؟ ثبت نام آن کی آغاز می شود و به اتمام می رسد؟ مهلت ارسال مقالات چه زمانی است؟

کجا؟ = همایش در کجا برگزار می شود؟

چرا؟ = ضروریت های برگزاری این همایش چیست؟ چرا این رویداد برگزار می شود؟ چرا حضور در این رویداد مهم است؟ چه مزیت هایی این رویداد به طور ویژه ارائه می کند؟

چطور؟ = چطور می توان اطلاعات بیشتری در مورد این رویداد کسب کرد؟ چگونه می توان در آن ثبت نام کرد؟ هزینه ثبت نام چقدر است؟ چطور همایش برگزار می شود؟ (مثلا همایش دو روزه است و با سخنرانی فلان فرد آغاز می شود و در کنار آن نمایشگاه جانبی فلان برگزار می شود. به شرکت کنندگان گواهی فلان جا اعطا می شود و ….)

طراحی پوستر همایش و کنفرانس
برگزاری کنفرانس های مطبوعاتی و خبری
مشاوره رایگان قبل از برگزاری همایش
طراحی وب سایت همایش
خدمات ترانسفر همایش
تامین نیروی اجراییعکاسی و فیلم برداری از همایش و سمینار
خدمات طراحی و تبلیغاتی

یکی از نکات مهم در برگزاری همایش، تشخیص سطح برگزاری همایش می باشد که به اجرای بهتر شما کمک خواهد کرد. سطح همایش بر اساس سطح جغرافیایی به شکل ذیل می باشد

همايش منطقه اي: همایشی است که با شرکت صاحبنظران یک منطقه جغرافیایی خاص برگزار می شود و معمولا مسائل آن منطقه را مورد بررسی قرار می دهد. خود این همایش به عنوان مثال میتواند، همایش مدیران مناطق دو شهری یا مدیران شهرداری پایتخت های غرب آسیا باشد.

همايش محلي: همایشی است که با شرکت افراد از یک واحد جغرافیایی خاص برگزار می شود و معمولا به مسائل مربوط به همان حوزه نیز می پردازد.

همايش ملي: همایشی است که با شرکت افراد از سراسر یک کشور و به زبان رسمی آن کشور برگزار می شود.

همايش بين المللي: همایشی است که با مشارکت یک یا چند کشور،سازمان یا انجمن تخصصی خارجی برگزار شود و دارای هدف و موضوع بین المللی باشد. همچنین بخشی از سخنرانی ها و مقاله های علمی توسط شرکت کنندگان خارجی ارائه می شود.

نکته: شاید بتوان برای سطح همایش موارد دیگری نیز مانند صنفی، موضوعی و …. نیز در نظر گرفت. اما برای برگزاری مناسب یک همایش سطح جغرافیایی بسیار مهم تر از بخش های دیگر می باشد

برای برگزاری همایش و بسته به نوع آن ممکن است نیاز به اخذ مجوز از یک یا چند سازمان داشته باشیم. در وهله اول برای برگزاری همایش بایستی از دانشگاه، سازمان و یا صنف مورد نظر مجوز گرفت. که این امر توسط دبیر اجرایی انجام میگردد.

در مرحله دوم اخذ مجوز از امکاکن نیروی انتظامی می باشد، که همایش گستر برای اخذ میتواند همراه شما باشد.

در مرحله سوم نیز برای برگزاری بعضا نیاز به اخذ مجوز از وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی می باشد.

همایش گستر به عنوان مجری برگزاری همایش، در همه مراحل اجرا در کنار شما خواهد بود و با مشاوره و اجرای مناسب به شما یاری خواهد رساند.